Program Edix - Uporabniške strani

Namestili smo program Edix z namestitvenim paketom Edix.msi, zagon programa pa javi napako?

Glede na to, da vaš operacijski sistem še nima nameščenih vseh gonilnikov za izvajanje programa Edix, morate namestiti še gonilnike programa edix. Na poljubno mesto v vašem računalniku prenesite stisnjeno (zazipano) datoteko Edix-gonilniki.zip in jo razpakirajte v poljubno mapo. Dvokliknite namestitveno datoteko Setup.exe in sledite postopku namestitve. V primeru, da vas namestitveni program obvešča, da določene datoteke že imate nameščene, ohranite že nameščene datoteke. Po končani namestitvi gonilnikov za program Edix, ponovno zaženite Edix (ikona na namizju).

Ob zagonu programa Edix (demo) me program vprašuje po geslu in operaterju. Kaj naj vpišem?

Ob zagonu programa Edix DEMO ne vpisujte nobenega gesla ali uporabnika, ampak na prijavnem oknu enostavno pritisnite Enter tipko za vstop v program.

Kje in kako lahko dobim novo verzijo programa EDIX ?

Na internetnem naslovu http://program-edix.com/datoteke.html je povezava do zadnje različice programa Edix - Edix.exe datoteko morate shraniti v mapo programa Edix (navadno je to c:\program files\edix). Staro različico morate prepisati zato poskrbite, da boste pred kopiranjem nove različice zapustili program Edix.

Zakaj so sploh potrebne nove verzije programa Edix?

Vsi proizvajalci programske opreme se trudijo svoje izdelke izboljšati in jih prilagoditi uporabnikovim zahtevam. Bodite veseli, da je tako tudi pri Edixu. Dokler obstajajo spremembe pomeni, da program "živi", kar je pozitivno predvsem za uporabnika tega programa. Poglejte si Microsoft Windows Update internetno stran, ki vsebuje nešteto popravkov operacijskih sistemov Windows. Osebno sem jih zelo vesel...

Kje se nahaja moj program Edix in podatki?

Navadno v direktoriju "C:\Program files\Edix", sicer pa lahko desno kliknete ikono Edix na namizju, izberete v meniju "Lastnosti" in kliknete gumb "Najdi cilj". Odprto okno bo prikazovalo vse datoteke programa Edix, na vrhu tega okna pa bo tudi zapisano polno ime direktorija, ki datoteke in program vsebuje. V programu Edix lahko do te mape hitro in enostavno pridete tako, da enostavno kliknete napis "Lokacija", ki se nahaja v Edix navigatorju spodaj.

Na zaslonu se je izpisalo sporočilo "Ta program je izvedel neveljavno operacijo, zato bo prekinjen", ali "Prišlo je do hude izjemne napake, sistem je zaposlen..."

Operacijski sistem Windows je kompleks sistemskih programov, ki včasih naleti na napako strojne opreme. Če je operacijskemu sistemu napaka znana jo izpiše in navadno tudi odpravi. Če pa napake ne pozna, javi eno od zgornjih sporočil. Sistem navadno postane nestabilen, zato predlagam ponovni zagon računalnika. Če se tovrstne težave ponavljajo, je potrebno računalnik peljati na servis, saj je velika verjetnost, da je katera komponenta računalnika v trajni okvari. Možnost za vzrok teh napak so lahko tudi virusi, ki grobo posegajo v delovanje strojne opreme. Predlagam uporabo antivirusnega programa.

Računalnik se je nehal odzivati, kaj naj storim?

Najprej hkrati pritisnite kombinacijo tipk CTRL (Control) ALT (Alternate) in DEL (Delete), počakajte, da se odpre Windows pojavno okno za zapiranje programov. V prikazanem seznamu poiščite tistega ob katerem v oklepaju piše "(Se ne odziva...)", ga s klikom označite in nato še kliknite gumb "Končaj opravilo". Počakajte, da bo operacijski sistem poskusil zapreti program in osvežiti stanje vseh ostalih zagnanih programov.

Če zgornji postopek ni izvršljiv, pritisnite gumb za ugašanje računalnika (pri današnjih računalnikih je potrebno gumb za izklop računalnika držati pritisnjen vsaj 4 sekunde, da se računalnik izklopi). Računalnik ponovno vklopite in med zagonom operacijskega sistema sledite navodilom za iskanje in odpravo napak na disku, ki se zažene samodejno ob nepravilno ugasnjenem računalniku. Na vprašanje, če želite odpraviti najdeno napako odgovorite z "DA", na vprašanje če želite ustvariti razveljavitveno disketo izberite "PRESKOČI" in na vprašanje ali želite zgubljene drobce datotek pretvoriti v datoteko, izberite odgovor "BRIŠI", saj gre v večini primerov za izgubljene drobce začasnih datotek operacijskega sistema Windows.

Da bi se v prihodnje izognili neljubemu pripetljaju, ki se največkrat zgodi zaradi napak na strojni opremi, napak na disku, ali uporabi nepravilnih gonilnikov, ki poganjajo vašo strojno opremo, bodite zelo pozorni kdaj in v kakšni kombinaciji programov se to zgodi, postopek pa opišite vzdrževalcu vaše strojne opreme, ki bo s pomočjo zadostnih informacij hitreje našel napako v vašem računalniku.

Ne pozabite, da morate za stanje svojega trdega diska poskrbeti vsaj enkrat mesečno s pomočjo programov "Pregled diska - Scan Disk" (išče in popravlja napake v datotečnem sistemu) in "Optimizacija - Defragment" (uredi zapis podatkov na trdem disku v smislu zmanjšanja dostopnega časa do podatkov, ki so lahko fragmentno zapisani po celotni površini diska, namesto na enem mestu). Do teh servisnih programov dostopate tako, da najprej dvokliknete ikono "Moj računalnik" na namizju, desno kliknete trdi disk vašega računalnika (navadno je to "Pogon C:"), iz menija izberete "Lastnosti", potem pa kliknete še tabulator "Orodja". S klikom na gumb "Preglej" boste izbrali zagon programa "Scan Disk", s klikom na gumb "Optimiraj" pa program za defragmentacijo pogona.

Kako naj izpišem TDR obrazec za obdobje?

TDR obrazec je trgovinska evidenca, ki izkazuje kronološko vodenje finančnega stanja zaloge po prodajni vrednosti v trgovini na drobno. Smisel te evidence je v njeni celovitosti, ki zajema celo poslovno leto, zato je delni izpis nesmiselen. Vsi, ki to kljub temu želite, izpišite celoten TDR na zaslon, potem pa podajte izpis npr. od 12. do 15. strani. (Davčnemu inšpektorju ga lahko na zahtevo izpišete pred njim (po vsej verjetnosti bo želel videti izpis za celo poslovno leto...).

Pri izpisu blagajniškega računa se je program nehal odzivati, račun pa se ni izpisal na tiskalnik. (serijski POS tiskalnik)

Vsi uporabniki serijskih POS tiskalnikov lahko naletite na tovrstno težavo, saj je vaš tiskalnik konfiguriran za tiskanje v dos-u z nastavitvijo "tiskaj dokler ni dokument natisnjen". V primeru, ko vam zmanjka papirja, ali imate tiskalnik izklopljen (ali celo samo v off line stanju), bo program vztrajal s tiskanjem, dokler dokument ne bo končno natisnjen. Ta čas bo res izgledalo, kot da se program ne odziva. Takoj, ko boste usposobili tiskalnik, bo le ta najprej izpisal dokument (račun), potem pa boste lahko nadaljevali z delom v Edixu.

Pri arhiviranju podatkov, program Edix javi napako, da določene datoteke ni mogoče kopirati, kljub temu, da so ostali uporabniki v omrežju zapustili program Edix.

Lahko se zgodi, da kakšna datoteka kljub izhodu iz Edixa na ostalih uporabniških mestih, ostane v uporabi operacijskega sistema. V tem primeru kopiranje resnično ni mogoče. Da bo arhiviranje zagotovo uspelo, zapustite program tudi na računalniku, kjer izvajate arhiviranje, ga ponovno zaženite in arhiviranje bo zagotovo uspelo.

Razlike v ceni so napačno knjižene (ena knjižba ali več)

Razlike v ceni so sestavljene iz nivelacij in popustov. Vpis v bazo razlik v ceni se vedno vrši med knjiženjem prodaje (popusti) ali pa dobave (nivelacije), zato je možnost za napačen vpis večja, saj je v precejšnji odvisnosti od pravilnosti knjiženja samega dokumenta, ki RVC povzroči.

Če je samo ena knjižba ali nekaj posameznih nepravilnih...

V bazi razlik v ceni najprej poiščite vezo z dokumentom zaradi katerega je razlika nastala, poglejte staro in novo ceno, ter količino, ki skupaj tvorijo vrednost razlike v ceni in jih primerjajte z izvornim dokumentom (račun ali dobavnica). Po potrebi popravite izvorni dokument in na sistemskih orodjih izvedite funkcijo "Vpis RVC".
Če so vse knjižbe napačne...

V sistemskih orodjih v seznamu baz (datoteke s končnico ".mdb") poiščite datoteko "Razlike.mdb" in kliknite na gumb "Uredi z Accessom". Odprl se bo program za urejanje podatkovnih baz. V sredini ekrana bo okno s tabulatorji (jezički na vrhu) izmed katerih izberite tabulator "Tables", potem označite (1xkliknite) tabelo "Razlike", nato pa še gumb "Design", da boste lahko pogledali in po potrebi spremenili tip zapisa podatkov v podatkovni tabeli. Tip vseh podatkov mora biti "Text" in ne "Number", kot je bilo definirano v starejših različicah Edixa. Spremembe shranite, zaprite Access in na sistemskih orodjih izvedite funkcijo "Vpis RVC".
Vpis RVC traja dolgo (odvisno od količine podatkov), glede na to, da potrebujete točne razlike v ceni samo za izpis TDR obrazca, vam svetujem, da počakate z izvajanjem te funkcije do tedaj, ko je to res nujno potrebno. Napačno vpisane razlike v ceni ne bojo botrovale nobenih napak v ostalih funkcijah programa Edix.

Sumim, da zaloga artikla v bazi artiklov ni pravilna...

Do napačnega knjiženja zalog lahko pride, kadar imate med vnosom dobave vključeno opcijo "sprotno knjiženje v artikle", vi pa na določeni dobavnici knjižite napačne vnose, jih potem brišete, dodajate, spreminjate količine in cene... Če sumite, da ima artikel v bazi artiklov napačno vpisano zalogo, morate najprej pogledati kartico artikla, ki vam izpiše vse prometne podatke, ki artiklu tvorijo zalogo in hkrati morebitno napačno zalogo samodejno popravi. Začetnikom (novim uporabnikom programa Edix) svetujem, da tedensko izvajajo funkcijo "Prepis podatkov", ki se nahaja v sistemskih orodjih. Ta funkcija vsem artiklom najprej postavi zalogo na vrednost nič, potem pa začne knjižiti vse prometne dokumente (dobava, prodaja...) od številke 1 (inventurno stanje) do konca in na ta način v bazo artiklov zapiše dejanske zaloge artiklov. (Funkcija je podobna funkciji "Kreiraj RVC", le da se slednja izvaja dalj časa, saj knjiži tudi razlike v ceni.)

Pri zaključku blagajne se je izpisalo obvestilo, da na določenem računu vrednost postavk ni enaka vrednosti računa. Kaj storiti?

Najprej si zapišite številko računa, katerega skupna vrednost postavk ni enaka knjiženi vrednosti računa. V Edix navigatorju izberite funkcijo "Blagajniški računi", med seznamom vseh dokumentov poiščite ta račun (najlaže s pritiskom na tipko F3 - iskanje računov po številki), potem pa izvedite preračun vrednosti postavk s pritiskom na tipko F8. Ta funkcija bo ponovno seštela vrednosti vseh postavk in novo vrednost računa zapisala v glavo računa. Zaključek blagajne lahko sedaj ponovite. Do tovrstne napake lahko sicer pride pri napakah med registriranjem prodaje na blagajni. (Izguba električne energije, blokiran pos tiskalnik, sočasna uporaba dveh blagajn št.1 v omrežju - v primeru, da uporabljate več blagajn (max.76), morate vsaki blagajni dodeliti svojo številko blagajne v Edix navigatorju...)

Na blagajniškem računalniku sem imel nastavljen napačen sistemski datum in tako izdajal račune z napačnim datumom knjiženja.

Zaradi pravilnosti evidenc o prodaji blaga (TDR, Knjiga izdanih računov...), svetujem da datume vsem napačno knjiženim računom spremenite v dejanskega (blagajniški računi/možnost urejanja), hkrati pa seveda sestavite zapisnik o nastali napaki, ki naj vsebuje čimpodrobnejše podatke o računih s spreminjanim datumom in z opisom razloga do katerega je do te napake prišlo, saj bodo imeli vaši kupci račun z drugače knjiženim datumom, kot tisti, ki ga boste vi izkazali v elektronskem dnevniku prodaje.

Da se tovrstnim težavam izognete v prihodnje, bodite bolj pozorni na pravilnost datuma in ure, ki ju blagajna ves čas prikazuje v zgornjem desnem delu zaslonske slike.

Knjiženje Inventure v programu Edix

To je večje poglavje, saj vsebuje podrobna navodila za postopek obdelave inventure z zaključkom minulega poslovnega leta ...

Na kratko...

Knjiženje inventure se vrši kar v funkciji "Artikli". Za enostavnejši vnos inventurnih (preštetih) količin obkljukajte opcijo "Vnos inventure", ki se nahaja v spodnjem delu zaslonske slike na desni strani. Izpise pa izdelate s klikom na gumb "Izpisi".

Kaj morate zagotoviti preden se lotite delati inventuro ?

Zelo pomembno je, da imate knjižene vse dokumente npr. odprte račune, dobavnice-izdajnice, vnesene vse dobavnice-prevzemnice, ki ste jih prejeli vključno do datuma izdelave inventure in boste njihovo zalogo popisovali (šteli) tudi v inventuri, skratka vaša knjižna zaloga artiklov mora biti dokončno definirana na dan inventurnega štetja, sicer bo primerjava knjižne in inventurne zaloge popolnoma brez pomena, saj bo napačna zaradi napačne knjižne vrednosti zaloge.

V primeru, da imate v bazi artiklov v polju "Inventurne količine" še podatke od prejšnje inventure, jo lahko brišete vsem artiklom z dvoklikom na nalepko "Invent.količine:", ki se nahaja v tabeli "Podatki o artiklu", ta pa je pod seznamom artiklov. (Če postavite miškin kazalec nad to nalepko se "puščica" spremeni v ikono za brisanje.) To lahko izvedete tudi, če ste prepričani, da polje "Inventurna zaloga pri nobenem artiklu ni vpisana...

Glede strojne opreme svetujemo, da si med vnosom inventure zagotovite zanesljiv vir električnega toka. Po potrebi in lastni presoji med vnosom preštetih količin shranjujte podatke vsaj na rezervni direktorij.

Celoten postopek inventure...

Izpis popisnega lista
Popisni list je dokument s seznamom vseh vaših artiklov v katerega lahko vpisujete preštete inventurne količine s svinčnikom. Ko so vse količine preštete in vpisane na popisnem listu, jih morate vnesti v program, kar je praktično dvojno delo. Ponavadi uporabniki izpišete popisne liste takrat, ko popisujete blago v skladišču, kjer nimate računalnika, da bi lahko preštete količine namesto na list vpisovali kar direktno v računalnik. Zaradi hitrejše inventure se tako večina odloča, da preskoči ta korak in začne s točko 2, to je knjiženje inventure.
Vnos inventurnih (preštetih) zalog
Pri tej točki gre za vnos inventurnih (preštetih) količin v računalnik. Tudi to delo opravite v funkciji "Artikli", le da obkljukate opcijo "Vnos inventure", ki poskrbi za enostavnejši vnos inventurnih količin, saj vas po končanem iskanju artikla takoj postavi v kolono "inventurna zaloga", kamor samo še vnesete prešteto količino. Postopek vnosa preštetih količin ponavljajte za vse artikle!
Testni izpisi inventurnih razlik
Ko ste vnesli vso prešteto zalogo po točki 2, lahko izdelate (testni) izpis inventurnih razlik in s tem pregledate seznam vseh artiklov, pri katerih je prešteta zaloga drugačna od knjižne (zaloga v vašem programu). S pomočjo tega seznama lahko hitro ugotovite morebitne nepravilnosti popisa (štetja) in primerno popravite inventurne količine artiklov, ki ste jih morda pozabili prešteti, ali ste se med vpisovanjem inventurnih količin določenih artiklov zmotili in vpisali recimo namesto 2.2 KG kar 22 KG. V tem izpisu je na koncu seznama artiklov tudi ovrednotena skupna vrednost viškov in manjkov. Če je recimo manjek 700.000,00 SIT in višek 400.000,00 SIT pomeni, da je vrednost inventure -300.000,00 SIT (manjek). To vrednost program tudi izpiše in sicer po nabavnih in prodajnih vrednostih. DDV se seveda plača od prodajnih vrednosti, zato formalno navajam, da je rezultat, ki je bliže vrednosti inventurnih razlik: 0 SIT, boljši za vas.
Izdelava inventurnih izpisov
Ste zadovoljni z rezultatom inventure? Potem se lotite izpisov. Zopet v funkciji "Artikli" (kjer ste že) izvedete kreiranje inventurnih izpisov s klikom na gumb "Izpisi". Izpisati morate točke 4, 5 in 6. Izpis številka 4 - "Knjižna zaloga aktivni" je izpis, ki vsebuje vse vaše artikle s knjiženo zalogo različno od nič. Izpis številka 5 - "Inventurna zaloga aktivni" vsebuje vaše artikle z inventurno (prešteto) zalogo, ki je različna od nič. Izpis številka 6 - "Inventurne razlike aktivni", pa vsebuje seznam artiklov pri katerih je invnenturna zaloga različna od knjižne zaloge artikla.
Izpisi so kreirani v "wordpad" programu iz katerega jih lahko izpišete s klikom na tiskalnik v orodni vrstici, ali pa jih prenesete v program Word, kjer jih lahko dodatno oblikujete.

Zaključek inventure

Pri zaključku inventure je postopek odvisen od tega, ali delate inventuro na koncu poslovnega leta (31.12. - po končanem delovnem dnevu), v nadaljevanju - tip A, ali pred koncem poslovnega leta, v nadaljevanju - tip B. (Za zakonsko dovoljene roke izdelave inventure se pozanimajte pri vašem knjigovodskem-računovodskem servisu.)

Tip A) Inventuro delate pred koncem poslovnega leta npr. 15.12....

(poteka v dveh delih)

1. del: kaj morate storiti na dan izdelave inventure:

Odprite funkcijo "Dobava", kliknite na gumb "Knjiženje zaloge", obvestilo o knjiženju inventurnih zalog potrdite s klikom na gumb "V redu" in vnesite opcijo knjiženja št.2, ki pomeni knjiženje kontrolne inventure. Opcija 0 in 1 sta v primeru, ko so na seznamu dobavnic še prisotne dobavnice (pomeni, da prehod v novo leto še ni bil izdelan), tako ali drugače onemogočene.

Program bo izdelal novo dobavnico z dobaviteljem:"Kontrolna inventura", na njej pa bodo zapisani artikli s količinami iz seznama inventurnih razlik in sicer tako, da bodo viški knjiženi s pozitivno količino inventurne razlike, manjki pa z negativno količino inventurne razlike. Skupna vrednost dobavnice bo enaka skupni vrednosti inventurnih razlik, knjižne zaloge pa bodo postale enake inventurnim (preštetim). Za uveljavitev teh zalog morate v funkciji "Sistemska orodja" izvesti še "Prepis podatkov".

2. del: kaj morate storiti na dan 31.12.

Glede na to, da ste inventuro delali pred dejanskim koncem poslovnega leta, morate na koncu poslovnega leta t.j. 31.12. po končanem delovnem dnevu narediti še sledeče:

Najprej odprite funkcijo "Sistemska orodja" in shranite trenutne podatke na prenosni medij (lahko tudi na lokalni disk c: ali d:, vendar si zapišite ime direktorija v katerega bo program arhiviral podatke) in se prepričajte, da bo arhiviranje izvedeno brez kakšnih napak! Medij skrbno shranite, saj so na njem vsi podatki minulega poslovnega leta.

Po uspešno končanem arhiviranju v isti funkciji programa (t.j. Sistemska orodja) kliknite na gumb "Prehod v novo leto", ki zaradi varnosti ponovno najprej arhivira podatke (bolje, da so dvakrat arhivirani, kot nikoli, saj je to vaše eno letno delo), potem pa briše vse prometne podatke (dobava prodaja, nivelacije in popuste, ....), da boste v novem letu lahko pričeli knjiženje dokumentov s številko 1.

Odprite funkcijo "Dobava", kliknite na gumb "Knjiženje zaloge", obvestilo o knjiženju inventurnih zalog potrdite s klikom na gumb "V redu" in vnesite opcijo knjiženja št.1, ki pomeni knjiženje letne inventure z dejanskimi (trenutnimi knjižnimi) količinami.

Program bo izdelal novo dobavnico z dobaviteljem:"Inventura", na njej pa bodo zapisani artikli s količinami trenutnih knjižnih zalog (torej tisto, kar imate ta trenutek - 31.12. - na zalogi). Skupna vrednost dobavnice bo enaka skupni vrednosti celotne knjižne zaloge, knjižne zaloge pa bodo nespremenjene. Za uveljavitev teh zalog morate v funkciji "Sistemska orodja" izvesti še "Prepis podatkov".

Glede na to, da je stanje zaloge na 31.12. pomembna evidenca, morate v funkciji "Artikli" s klikom na gumb "Izpisi" izdelati izpis št. 4 - "Knjižna zaloga aktivni", kar bo pomenilo vašo zalogo na dan 31.12.

Po tem postopku lahko začnete knjižiti poslovne dogodke v novem letu.

..:: KONEC INVENTURE TIP A ::..

Tip B) Inventuro delate konec poslovnega leta 31.12. ali 01.01...

(poteka v enem delu)

Odprite funkcijo "Dobava", kliknite na gumb "Knjiženje zaloge", obvestilo o knjiženju inventurnih zalog potrdite s klikom na gumb "V redu" in vnesite opcijo knjiženja št.0, ki pomeni knjiženje letne inventure z inventurnimi (preštetimi) količinami.

Program bo izdelal novo dobavnico z dobaviteljem:"Inventura", na njej pa bodo zapisani artikli s količinami iz seznama inventurnih zalog (torej tisto, kar ste šteli). Skupna vrednost dobavnice bo enaka skupni vrednosti preštetega inventurnega stanja, knjižne zaloge pa bodo postale enake inventurnim (preštetim). Za uveljavitev teh zalog morate v funkciji "Sistemska orodja" izvesti še "Prepis podatkov".

Po tem postopku lahko začnete knjižiti poslovne dogodke v novem letu.

..:: KONEC INVENTURE TIP B::..

Kako izpišem zalogo artiklov na poljuben dan?

Odprite sistemska orodja in kliknite gumb <Kreiraj RVC>. Pred postopkom kreiranja RVC, vas program vpraša, če želite izpis zaloge na določen datum. V primeru, da boste datum vpisali, se bo funkcija <Kreiraj RVC> izvajala le do navedenega datuma, s tem pa boste dobili točno stanje zalog na ta dan. Samodejno se bo odprla baza artiklov in izvedla funkcija <Izpisi> v kateri boste (predvidevam) izbrali izpis št.4 - Knjigovodsko stanje zalog. Po izvedenem izpisu ne pozabite v sistemskih orodjih ponovno zagnati funkcije <Kreiraj RVC>, saj boste le tako lahko ponovno prišli na trenutno pravo stanje zalog in razlik v ceni.

Med izpisom knjige izdanih računov, Edix javi napako...

Po vsej verjetnosti imate v bazi maloprodajnih računov zapisan kakšen račun, ki nima nobenih postavk (artiklov). Poskusite ugotoviti zakaj je do takega stanja prišlo in odpravite nepravilnost.

Zaloga blaga v trgovini - evidenca računovodskega servisa se vrednostno ne ujema z vrednostjo zaloge, ki jo izkazuje Edix

Prepričajte se, da imate zaključene vse t.i. odprte račune in dobavnice-izdajnice. Materialna zaloga v Edixu se namreč razknjižuje sproti kljub temu, da ste knjižili izdajo blaga na odprti račun ali dobavnico-izdajnico. S tem je zagotovljeno vedno ažurno stanje zalog v vašem skladišču in Edixu. Računovodski servisi pa vodijo vrednost zaloge v trgovinah izključno na osnovi gotovih dokumentov npr: dobavnice in računi. Torej, če želite primerjati zalogo v Edixu s tisto, ki jo izračuna vaš računovodski servis, zagotovite, da ne boste imeli nobenega odprtega računa (880000...) ali dobavnice-izdajnice (770000...).